Als evenementenorganisator kun je niet alles zelf weten. Daarom is het belangrijk om samen te werken met professionele partners die specialist zijn op de randvoorwaarden van je event. In deze serie worden hun tips en tricks toegelicht. Deel 2: ticketing en betaalsystemen.

Inkomsten zijn belangrijk voor elk evenement. Als we ons enkel richten op de bezoekers / deelnemers, dan brengen zij op twee manieren geld in kas: op het moment dat ze een ticket kopen en door geld uit te geven op je evenement, bijvoorbeeld aan eten en drinken.

Ticketing
Afhankelijk van de grootte en opzet van je evenement zijn er verschillende vormen van ticketing mogelijk. Als je een event organiseert dat gratis toegankelijk is voor een bepaalde doelgroep, wil je wellicht wel weten wie het evenement bezocht heeft. Dit is vaak het geval bij beurzen en congressen. Je kunt er dan voor kiezen dat de bezoekers zich gratis (laten) registreren. Als de entree niet gratis is, zullen er tickets verkocht moeten worden. Dit kan zowel aan de deur als in de voorverkoop. Het voordeel van een voorverkoop, is dat je een deel van je inkomsten vooraf al in kas hebt en je een goede schatting kunt maken van je uiteindelijke bezoekersaantal. Vaak ligt de voorverkoopprijs lager dan de deurprijs om bezoekers te motiveren vooraf kaarten te kopen.

Tegenwoordig zijn er veel geautomatiseerde ticketingsystemen op de markt, waarin bezoekers zich kunnen registreren en online kaarten kunnen bestellen. Vanuit datzelfde systeem kunnen de voorverkoopadressen hun tickets verkopen en ook de deurverkoop loopt via hetzelfde programma.

Als bezoeker zelf hun tickets bestellen, dan zullen ze zich eerst bij een dergelijk programma moeten registreren. De gegevens die ze op dat moment invullen kunnen gebruikt worden voor marketingdoeleinden, evenals deze en latere bestellingen die ze via dat systeem doen.

Voor ontwikkelaars van ticketingsystemen klikt u hier.

Betaalsystemen
Hoe lopen je financiële stromen tijdens het evenement? Hoe houd je dit veilig en beheersbaar? Veel hangt af van het soort evenement, de omvang, de locatie, et cetera. Waar kunnen bezoekers zaken kopen en gaat dat dan om grote of kleine bedragen? Voor eten en drinken wordt er vaak gewerkt met een bonnen- of muntensysteem. Die consumptiemunten moeten natuurlijk verkocht worden. Dit kan aan een fysieke kassa waar bezoekers contant of met PIN kunnen betalen. Ook kunnen de munten via automaten aangeschaft worden.

Voor aanbieders van betaalsystemen klikt u hier.