Als evenementenorganisator kun je niet alles zelf weten. Daarom is het belangrijk om samen te werken met professionele partners die specialist zijn op de randvoorwaarden van je event.

Binnen veel events speelt catering een grote rol. Er zijn vele mogelijkheden om het culinaire gedeelte van uw event in te richten. Het niveau, de samenstelling en de kwaliteit moeten echter wel passen bij de uitstraling van het evenement. Ook moet het in het geheel passen qua duur, timing en hoeveelheid. 

Afhankelijk van het evenement kunt u bijvoorbeeld kiezen voor koffie/thee, broodjes, buffet, diner met meerdere gangen, borrelhapjes, picknick, barbecue, high tea et cetera. Houd qua productkeuze rekening met eventuele diëten en voorkeuren van uw gasten, zodat er voor ieder wat wils is.

Het blijft lastig om de aantallen zo in te schatten dat u niet tekort komt maar ook niet teveel in de afvalbak belandt. Hier vindt u enkele richtlijnen:

• Koffie/thee: bij een ontvangst kunt u tellen op anderhalf kopje per persoon. Tijdens een koffiepauze van twintig minuten gaat u uit van één kopje per persoon
• Drankjes: het eerste uur worden er gemiddeld drie drankjes per persoon genuttigd; de volgende uren twee.
• Borrelhapjes: per uur eten uw gasten gemiddeld vijf hapjes per persoon. 

Een goede cateraar kan u hier verder in adviseren.

Keuze cateraar
Een goede cateraar vind je niet 1-2-3. Kijk eens rond tijdens evenementen die u bezoekt. Ziet het eten er lekker uit, smaakt het goed, hoe is het drinken geregeld, welke indruk krijgt u van de medewerkers? Vraag om folders en referenties en ga een oriënterend gesprek aan. Vraag dan naar de logistiek van de organisatie: staan er koelwagens, mobiele keukenapparatuur en goede transportmogelijkheden ter beschikking?  Neem eens een kijke in de keuken, owrdt er volgens HACCP gewrkt? Dit is een door de Europese overheden opgelegde methode voor het hygiënisch bereiden en opdienen van voedsel. Zijn de gastvrouwen en -heren professioneel, gediplomeerd, ervaren? Vraag ook naar de mogelijkheden van passend servies, glaswerk en tafellinnen.
Neem dus de tijd om een cateraar uit te zoeken die past bij uw evenement. Uiteindelijk wordt pas tijdens een evenement duidelijk wat men uw gasten te bieden heeft, dus neem geen risico's en ga niet enkel p mooie advertenties af.

Huiscateraars
Sommige locaties werken met een vaste cateraar. In de meeste gevallen kunt u wel een andere cateraar inschakelen, maar dan wordt er wel een uitkoopsom van (meestal) 15% in rekening gebracht.

Een uitgebreid overzicht van cateraars vindt u hier.