Bent u van plan om een buitenevenement te organiseren, dan zijn er vast al een aantal vergaderingen en bijeenkomsten geweest. De datum, locatie en prijs van de tickets dient vooraf te worden besloten en dat is niet altijd eenvoudig. Hoelang duurt het evenement, hoeveel bezoekers worden er verwacht en wat is er allemaal nodig om een evenement soepel en veilig te laten verlopen?

Publiciteit 
Het is de uitdaging om alle beschikbare tickets tegen een normale prijs te verkopen. Dit lukt alleen als er voldoende reclame wordt gemaakt. Een advertentie of een interview in de krant, een aankondiging op Facebook en een Twitteraccount kunnen daaraan bijdragen. Laat een mooie poster ontwerpen en plak deze op aankondigingsborden in de omgeving of hang ze op in de plaatselijke supermarkt. Op deze manier bereikt u ook mensen die weinig gebruik maken van social media, of die niet in de omgeving wonen.

Veiligheid
Toestemming van de gemeente is een eerste vereiste, maar daarna is het toch handig om de lijntjes strak te houden. Wordt er een grote toestroom van bezoekers verwacht, overleg dan met de plaatselijke politie. Extra ingehuurde beveiliging, EHBO'ers en verkeersregelaars zijn vaak pure noodzaak evenals een goed werkend communicatiesysteem. In geval van nood is het belangrijk dat u zich snel kunt verplaatsen op het evenemententerrein. Het huren van een Ambulance gator kan daarbij een uitkomst zijn. Deze voertuigen zijn in het bijzonder geschikt voor het snel overbruggen van kleine en grote afstanden op een oneffen evenemententerrein. 

Parkeergelegenheid
Een goede plek om auto’s en fietsen op loopafstand neer te zetten is wel een vereiste. Lukt dit niet omdat de parkeerplaats te ver weg is, dan kun u overwegen om de bezoekers met een bus naar het evenement te vervoeren. Gaat het om een parkeerplaats op loopafstand en wilt u toch oudere mensen of mensen die slecht ter been zijn tegemoet komen, huur dan een of meerdere golfkarren. Deze golfkarren zijn te huur in verschillende modellen met plaats voor twee tot acht personen.

Voorzieningen
Een hapje en een drankje op zijn tijd, daar is altijd behoefte aan, maar hoe de catering wordt ingevuld is afhankelijk van het type bezoeker dat er wordt verwacht. Jonge mensen zijn over het algemeen heel blij met vers afgebakken frites of een broodje hamburger. Verwacht u een ouder publiek, dan kiest u misschien liever voor luxe broodjes en salades. Voor het schenken van alcohol is een vergunning nodig. De catering kunt u zelf regelen of uitbesteden aan een echte cateraar. Heeft u liever niet dat grote vrachtwagens het evenemententerrein op rijden om daar spullen af te leveren, zorg dan dat er enkele golfkarren of gators beschikbaar zijn.

Sanitair
Behalve gewone heren- en damestoiletten zijn er afhankelijk van het type evenement ook aparte ruimtes nodig voor gehandicapten en kleine kinderen. U mag er vanuit gaan dat 1 toilet per 50 bezoekers voldoende is. Wordt er echter veel gedronken, dan zijn één of meerdere plaszuilen aan te bevelen. Informeer of het mogelijk is om deze sanitaire voorzieningen aan te sluiten op het waterleidingnet en de riolering. 

Calamiteit
Hoe een buitenevenement zal verlopen is vooraf niet te voorspellen. Weersomstandigheden zijn altijd de onverwachte factor en dat kan mee- of tegenvallen. Hoosbuien en onverwachte tropische temperaturen vergen veel van de flexibiliteit van de organisatie. Misschien moet er extra frisdrank worden aangeleverd of krijgt het in goede banen leiden van een grote groep bezoekers die plotseling naar huis willen ineens prioriteit. Goede communicatie en het snel kunnen verplaatsen en vervoeren van personeel en spullen is dan een vereiste. Met behulp van een golfkar, gator of quad hoeft dit geen probleem te zijn.

Ga naar www.offroadverhuur.nl voor meer informatie over het verhuur van transportmiddelen voor uw evenement.